Cuando hablamos de calidad siempre ponemos nuestros ojos en el proceso final. Sostener en nuestras manos la pieza e inspeccionarla para evaluar la producción, la mano de obra y el proceso en conjunto dentro de nuestro almacén y cuando existe el defecto usualmente y siempre en extrema urgencia nos tenemos que dar a la tarea de buscar el origen de la falla sin importar su procedencia para darle solución lo antes posible. Nuestros clientes no tolerarán un producto con fallas y el factor retraso lo único que hará es empeorar la situación ya de por si tensa.
Pero a pesar de ser un factor crucial, el tema del diseño de layout y consideración del aspecto general de las instalaciones donde nuestro producto será fabricado o almacenado suele quedar en un tercero o cuarto término sin tomar en cuenta las siguientes preguntas: ¿Tenemos una buena ubicación logística? ¿Tenemos espacio suficiente para trabajar y almacenar? Y las que más tienen importancia ¿Nuestro diseño y layout puede atender las necesidades que el mercado va a exigir en el futuro? ¿Puede permitirnos compras especulativas?
Para que nuestros almacenes e instalaciones puedan lograr la efectividad deben permitirnos que en mejoren la experiencia de compra, cumplan plazos y en resumen ofrezcan un nivel de servicio óptimo debemos de crear un diseño excelente que sea acorde a las necesidades actuales y futuras, por lo que a la hora de estar planteándonos el diseño debemos de tomar en cuenta la multitud de factores que influyen en nuestro trabajo, como la tipología de productos que vamos a almacenar o producir, los diferentes flujos de mercancía, información y personal y naturalmente el espacio que vamos a necesitar para ejecutar las acciones de almacenaje, manutención y el flujo de trabajo para cada caso o acción del proceso. Sin olvidar las infraestructuras que deben usar tanto la maquinara como el personal, como por ejemplo oficinas, comedores, vestuarios, patio de maniobras, salas de carga de baterías, zona de enfermería etc.
Ahora hemos llegado a nuestra primera conclusión: La personalización del factor del inmueble debe de tener una elevada dosis de personalización porque depende en gran medida de las necesidades del giro de la empresa, en un ejemplo más sencillo: Para poder almacenar productos derivados de la leche tiene necesidades muy diferentes a almacenar piezas para el posterior ensamblaje automotriz.
De ahí la importancia de revisar los factores para el diseño del almacén y de su layout. A continuación, daremos un vistazo de los principales factores que debemos de tener en cuenta.
Unidad de carga, de venta y de consumo:
¿Sale la misma unidad de carga que entra o debemos de fraccionarla? La uniformidad en peso y medidas o si vamos a utilizar embalajes retornables o desechables. Si entran pallets pero salen unidades de consumo son factores que se vuelven determinantes para el grado de manipulación que harán uso de las unidades de carga a lo largo de nuestra cadena logística, lo cual define la cantidad de personas necesarias para el proceso, su área de especialización, el tipo de elementos de mantenimiento y el total de la superficie que serán necesaria para la operación de acondicionamiento, de almacenaje. Todo lo anterior repercute en los procesos posteriores; la ubicación, extracción, lead time etc.
Flujos de mercancía:
La manipulación y desplazamiento de cada unidad de carga y su diseño debe estar fundamentado por el tamaño. No es lo mismo gestionar un pallet completo que una fracción, i acondicionar nuevos pallets para las unidades que pueden estar sueltas. El diseño debe tener la característica de poder cambiar para adaptarse a cada caso.
Zonificación:
Una vez definido el flujo de cada elemento, deberemos diseñar cada zona para realizar cada una de las acciones correspondientes. Debemos de considerar siempre el flujo del proceso y que obviamente cada zona siempre sea vecina del siguiente proceso, que tenga el espacio que sea necesario para realizar los trabajos con seguridad (tanto al personal como al producto) y que pueda tener la maquinaria y los equipos necesarios. Notaremos que el diseño cambia para una zona de almacenamiento, de inspección, de recepción, de secuenciación etc.
La rotación de los productos ABC
En nuestro proceso debemos de tener definida ya una lista ABC de nuestros insumos tipificando a la letra “A” como los productos más básicos y demandados que son los que deben de tener un acceso más sencillo para ser reabastecidos. Siguiendo esta lógica los productos “B” son los que se encuentran en segundo rango de prioridad y los “C” que, aunque son utilizados no suelen ser indispensables salvo ciertos procesos. Todo esto debe de ser optimizado y el objetivo debe centrarse en reducir tanto el espacio necesario como el movimiento de personas, máquinas y mercancías. Es vital eliminar las rutas erráticas, extensas y que generen demasiado recorrido.
Seguridad laboral, ergonomía y accesibilidad.
El diseño debe de partir en crear procesos y espacios plenamente seguros para el personal y las mercancías en todo momento. Los criterios de seguridad, ergonomía y accesibilidad deben de combinarse siempre con el diseño.
Estrategia:
El buen diseño siempre tendrá como objetivo el perseguir el logro de alguno de sus objetivos puramente estratégicos, como el uso del menor espacio posible, aprovechamiento máximo de la altura, garantía del nivel de servicio y todos los elementos necesarios para hacer posible un control y gestión eficientes.
El paso del tiempo.
Debemos de considerar a nuestras instalaciones como un ser vivo. Es un lugar que siempre tiene movimiento en su interior y el crecimiento de sus labores debe ser siempre considerado. Debemos de mantener en consideración el mantenimiento o creación de nuevos edificios, automatizaciones, etc. La pregunta que debemos realizarnos es ¿Este edificio me ofrece la talla que necesitaré si mis operaciones están planeadas para crecer?
Podemos concluir que: la correcta ejecución del diseño siempre toma en cuenta factores que no están tomados en cuenta como los que acabamos de mencionar. Estos factores dan los números de la talla que nuestros requerimientos calzan y visten para crearle un traje a la medida si es que podemos ejemplificarlos así. No en vano el edificio será el que se encargue en gran medida del aporte de valor de la empresa y de su nivel de servicio. Optimizar costes y reducirlos siempre con el objetivo de satisfacer al cliente. Eliminar al máximo los despilfarres y todo aquello que no sume valor y que represente un gasto.
Finalmente nos quedamos frente a la pregunta ¿Qué hace que todos los criterios de diseño arrojen buenos resultados? La gestión. Aunque es fundamental el diseño, la optimización del edificio recaerá directamente en el diseño y sin duda en la gestión de nuestros stocks.
Trabajando en conjunto un buen diseño y la gestión, ofreceremos el mejor servicio posible y siempre mantendremos los niveles de stock a raya, emplearemos en menos tiempo las operaciones internas y mejoraremos constantemente los flujos mediante una constante revisión.
El conjunto de todo lo anterior nos da las condiciones necesarias para la eficiencia plena.
